We vergaderen veel en veel projecten mislukken

Niet zo lang gelden las ik een artikel dat in het kort neerkwam op het volgende: we vergaderen teveel en het aantal projecten dat mislukt is hoog.  Door deze formulering lijkt het alsof er een causaal verband bestaat. Alsof veel vergaderen omgekeerd evenredig is aan het succesvol afronden van projecten.

Is er een causaal verband?

Wat zijn mijn bevindingen? Uit mijn onderzoek onder een kleine 400 respondenten bleek het volgende: We scoren laag als het aankomt op moeiteloos het werk af krijgen, we scoren hoog als het aankomt bij op tijd aanwezig zijn voor vergaderingen. Is er sprake van causaliteit?

Wanneer we kijken naar hoe mensen werken en vergaderen zijn er in ieder geval wel oorzaken aan te wijzen die bevestigen dat we veel vergaderen en relatief veel projecten niet goed afronden.

Taakmanagement

Wanneer het bijvoorbeeld aankomt op taakmanagement constateer ik het volgende:

• We leggen te bereiken doelen niet goed vast. Dat is niet handig! Door doelen vast te leggen wordt men gedwongen na te denken over het te bereiken concrete resultaat en kan men makkelijker delegeren. Bovendien is de relatie tussen de te verrichten taken en het te bereiken doel makkelijker te leggen, te begrijpen en aan te voelen.
• We delen taken niet op in behapbare en overzichtelijke acties. Door taken op te delen in behapbare acties. Denk aan acties van 15, 30 of 45 minuten wordt vooruitgang voel- en meetbaar. Bovendien wordt de afstand tot voornoemde doelen ook inzichtelijk. Men weet waar men staat en welke vooruitgang men boekt. Dat is niet alleen handig voor individuen, ook teams en complete organisaties worden daardoor effectiever.

Ook onze vergadercultuur kan veel effectiever worden gemaakt:

• We bereiden ons voor op vergaderingen en we vinden dat we relevante informatie goed delen. Maar wat is de kwaliteit van die informatie? Wanneer ik kijk naar hoe wij ons taakmanagement organiseren en vastleggen is er ruimte voor verbetering!
• Ook blijkt dat we graag op tijd komen op een vergadering. Dat is lovenswaardig! Maar wat is op tijd? Moeten alle deelgenoten bij het begin aanwezig zijn? Nee, dat hoeft niet! Als je weet hoe de vergadering is opgebouwd kan men aanschuiven op het moment dat het nodig is. Uit ons werkdrukonderzoek blijkt dat veel mensen niet weten hoe een vergadering is opgebouwd. Het leiden van een vergadering volgens een strakke agenda zal de effectiviteit van een vergadering verbeteren. Het is een gemiste kans wanneer hier niets mee wordt gedaan.
• Daarnaast blijkt dat we geen held zijn op het gebied van effectief interrumperen. Sterker nog: we zijn er heel slecht in! Hierdoor lopen vergaderingen uit. Duidelijke spelregels invoeren doet wonderen. Communiceer ook dat deze spelregels in het belang zijn van alle aanwezigen!

Dat is niet gebleken uit ons onderzoek. Een speculatieve uitspraak waar ik me wel aan durf te wagen is dat heldere en concrete informatie rondom doelstellingen, taken en acties beter uitwisselbaar is, ook tijdens vergaderingen!
Willen we meer tijd winnen en meer taken afronden dan is het naast het verbeteren van onze vergadergewoontes ook belangrijk dat we informatie rond taken tastbaar, inzichtelijk en deelbaar maken.

Bas Hoorn